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Por Victoria Sanches

Todos temos ciência da grandiosidade e desafios para implementação do projeto eSocial. Considerando o novo cronograma de vigência a partir de Janeiro/2018 (conforme Resolução CGDeS – Comitê Gestor Diretivo do eSocial n° 2-DOU 31/08/2016), é importante salientar que as informações solicitadas vão muito além dos dados do departamento pessoal e da folha de pagamento, condição que requer mais preparo e atenção nos  ajustes de processos internos e melhorias para reportar tais informações.

Trata-se de um projeto que abarca inúmeras informações que envolvem outras áreas dentro da organização, tais como a área Jurídica, Fiscal, Medicina e Segurança do Trabalho.

Para melhor entendimento, compartilho algumas informações e cenários envolvendo as distintas áreas, destacando posteriormente alguns pontos de atenção, zelando pela convergência dos dados antes de reportá-los ao ambiente do eSocial.

Área Jurídica

Serão solicitadas informações referentes às ações Judiciais e administrativas existentes na empresa, tanto na ótica Previdenciária e Tributária, por parte do Fisco. Neste sentido, o departamento jurídico será um fator chave de sucesso na gestão e controle dos processos. Isso significa informar desde o cadastro do processo existente na CIA (representado pelo evento S-1070 com dados de Tipo de processo, matéria, UF, Munícipio, Vara, liminar, N^o do Processo, etc.), bem como reportar ao Fisco dentro da ocorrência/período as distintas situações que possam envolver um determinado processo.

Como exemplos, é possível citar eventual não retenção de tributos em determinada rubrica de pagamento (S-1010 reportado mensalmente), processo com amparo legal que dá direito a não  retenção de imposto no caso de um produtor Rural (evento S-1250), Alvará judicial para menor aprendiz de 14 anos (ex: Ator mirim), entre outros possíveis eventos que tenham um processo judicial e administrativo atrelado. Todavia, não estão sendo consideradas as informações de processos trabalhistas, ficando para uma próxima fase nos moldes do projeto SPED.

Área Fiscal / Tributária

Com ênfase no trabalhador pessoa física, as empresas que fazem a aquisição de mercadorias do produtor rural, representado pelo evento S-1250, precisarão reportar não somente as informações de documentos fiscais que identificam a operação (N^o Documento, Série, data, valores), mas também reportar os valores que por ventura deixarão de ser retidos em decorrência de uma ação/liminar judicial envolvidos na operação, identificando seu amparo legal, que normalmente possui um prazo de validade curto e requer mais gestão pela área jurídica ao reportar corretamente tais informações.

Algumas empresas precisam rever seus processos e ter maiores orientações para avaliar a realidade atual versus a realidade projetada. A título de exemplo, podemos citar as empresas do setor agrícola que operam com alto volume de produtores rurais. O Produtor vende seu produto (soja, por exemplo) com um preço a fixar (condições pré-definidas em contrato), situação em que a nota fiscal do produtor é emitida com preço a fixar e a mercadoria entregue no destino.

Nesse momento, o destino faz a retenção do Funrural, bem como o repasse para a União no mês da competência da nota. Porém, após determinado período, ocorre a fixação de preço que pode ser maior ou menor que o valor da nota fiscal emitida com o preço a fixar. Para acerto do valor, é preciso gerar uma nota complementar ou um acerto financeiro; logo depois, é gerado o pagamento ao produtor e o acerto do Funrural, que pode ser um complemento ou uma compensação. Sabemos que para o complemento é feita uma nota complementar e para compensação, um acerto financeiro. Porém, ainda há dúvidas sobre como as compensações deverão ser tratadas na hipótese de ocorrerem em competências diferentes, bem como este cenário será tratado no âmbito do eSocial.

Outro cenário comum ocorre nos serviços prestados por profissionais autônomos, que nem sempre estão sob o controle do Departamento Pessoal, mas sim do Financeiro, que é responsável pelo pagamento. Este cenário também requer maior gestão e controle para reporte adequado de tais informações ao ambiente eSocial.

Área de Medicina e Segurança do Trabalho

Temos ciência do nível de demanda que o setor do SESMT recebe internamente pelas empresas. Os profissionais normalmente são expostos a alto nível de fiscalização e, num primeiro momento, o eSocial parece ser mais um agente a solicitar informações. Porém, é importante que as áreas encarem o projeto eSocial como uma oportunidade para adequação e ajustes de seus processos. Normalmente, a depender da realidade/cenário de cada empresa, há grande volume de processos manuais, dificuldade de gestão, em especial os casos de processos distribuídos, terceirizados, controles em planilhas, entre outros. De forma geral, esses processos fragilizam a empresa frente à nova realidade desenhada para o eSocial.

Para exemplificar as informações a serem reportadas para o eSocial, citamos algumas informações de eventos/ocorrências que deverão ser informadas para atendimento a nova obrigação, tais como:

• Comunicado de acidente de trabalho, que detalhe dados do agente causador do acidente, atestado médico, parte do corpo atingida, entre outras informações;
• Monitoramento e saúde do trabalhador, fornecendo dados como o nome do médico encarregado do exame médico, CRM, UF de expedição do CRM;
• Dados de afastamento temporário;
• Condições Ambientais do Trabalho com Fatores de Risco, que detalhem início de exposição, atividades desempenhadas pelo profissional, fatores de risco, bem como os dados de EPC/EPI, responsável pelas informações.

Também serão exigidas outras informações pertinentes a Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial.

Entre os principais Pontos de Atenção e Recomendações, estão:

• Ciência e apoio da alta gestão como projeto corporativo;
• Redução dos controles manuais;
• Controle dos processos com liminares x curto período de validade alinhada com o jurídico para eventual não retenção de impostos;
• Convergência entre processos a serem reportados no cadastro de processos S-1070 x S-1250 entre outros eventos;
• Revisar gestão descentralizada, terceirizadas, SLA;
• Padronização e qualidade das informações;
• Auditorias prévias das informações antes do envio ao Governo

*Artigo produzido pela Thomson Reuters com exclusividade para o Blog do José Adriano

Fonte: http://www.joseadriano.com.br/profiles/blogs/os-impactos-do-esocial-alem-do-departamento-pessoal