A previsão inicial era de que o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e-Social) entrasse em vigor para as organizações de grande e médio portes em abril, o que não ocorreu. A nova data seria setembro, mas para o advogado especialista nas áreas trabalhista e previdenciária, Rodrigo Dolabela, a implantação deverá ocorrer somente no ano que vem. Isso porque, o manual publicado pelo governo federal prevê a habilitação de um período de adaptação seis meses antes do cumprimento da exigência.
De toda maneira, o sistema já está se tornando uma realidade para as empresas brasileiras, que precisam se atualizar e se preparar para quando o sistema entrar em vigor. Ainda assim, muitas ainda não estão se preparando e poderão receber multas e outras punições.
Visando justamente orientar as empresas mineiras, a Federação das Indústrias do Estado de Minas Gerais (Fiemg), em parceria com o Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de Minas Gerais (Sebrae Minas), realizou uma série de encontros no interior do Estado para debater e informar sobre o tema, dentro do projeto “Rotas para o Futuro”.
Nesta primeira etapa, o projeto percorreu 11 municípios e vai encerrar os trabalhos em Belo Horizonte, na próxima quinta-feira. A próxima fase está sendo estruturada e vai ser realizada nos próximos meses.
De acordo com Dolabela, o e-Social vai alterar a rotina das empresas e as organizações precisam estar preparadas para o momento de transição. Segundo ele, a implantação do sistema visa a simplificação da prestação de contas das instituições e, ao mesmo tempo, aumentar a fiscalização e, consequentemente, a arrecadação por parte do governo federal.
“Vai simplificar, mas também vai onerar, porque as empresas precisam se estruturar para esse novo momento. Elas terão que investir fortemente em tecnologia da informação (TI) e qualificação de mão de obra. Para se ter uma ideia, uma empresa que tenha mil funcionários, chegará a enviar ao sistema cerca de 3,5 mil documentos por mês”, explica.
Ainda conforme o especialista, um total de dez segmentos dentro de uma mesma empresa serão afetados pelas mudanças. São eles: recursos humanos, departamento pessoal, fiscal, contabilidade, financeiro, jurídico, TI, segurança do trabalho, medicina do trabalho e administrativo. Já as empresas de pequeno porte deverão recorrer a escritórios de contabilidade para a realização do processo. No entanto, os gestores precisarão ficar atentos, pois a terceirização dos trabalhos será uma opção onerosa e perigosa. “Qualquer erro no envio das informações implicará em multas que deverão ser honradas pela empresa contratante”, diz.
Fiscalização - Além disso, como com a implantação do sistema, o governo pretende aumentar a fiscalização e a tendência é que a arrecadação também cresça. Inicialmente, já serão verificadas as cotas de aprendizes e de portadores de deficiência. “Os gestores precisam estar cientes de que o e-Social não vai mudar a legislação trabalhista, mas a fiscalização. As empresas, mais do que nunca, vão ter que andar dentro da lei”, enfatiza.
Alguns exemplos de fiscalizações que deverão se tornar mais efetivas com a operacionalização do sistema, conforme Dolabela, diz respeito a pagamentos e benefícios retroativos, bem como horas extras. “Tudo o que for classificado como ‘retroativo’ vai gerar multas, seja férias, pagamento ou benefício. Já no caso das horas extras, a lei diz que o funcionário só pode fazer duas por dia. Em muitas empresas, a jornada de trabalho das pessoas extrapola esse limite. Isso também vai gerar punições”, alerta.
Já para os trabalhadores os benefícios, segundo o especialista, dirão respeito às facilidades de acesso às informações, tanto para uso próprio ou da Justiça do Trabalho.
O e-Social é um banco de dados que será abastecido pelos contribuintes com informações da folha de pagamento, obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Os entes públicos acessarão nesse banco aquelas informações pertinentes às suas atribuições. Todos aqueles que contratam mão de obra remunerada serão obrigados a se adequarem ao sistema, sejam pessoa jurídica, entes públicos ou pessoa física.
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