Por Beatriz Neves
Aplicar mudanças profundas exigidas pelos sistemas governamentais e encarar os desafios dos requisitos tecnológicos exigidos pelo eSocial não é tarefa fácil para empresas de todos os tamanhos. De acordo com um levantamento realizado pelo Sindicato de Serviços Contábeis de São Paulo (Sescon-SP), 42% dos empresários ouvidos pela entidade indicaram que ainda existe uma grande barreira em relação ao eSocial e que é necessária uma maior conscientização por parte das organizações sobre a necessidade de mudança na forma de envio das informações.
As empresas que vinham trabalhando na implantação do eSocial, perceberam a dificuldade e a complexidade do programa, principalmente com a necessidade de submissão de eventos periódicos e não periódicos ao ambiente da ferramenta. Com a recente alteração do prazo final de implementação para janeiro de 2018 – para empresas com faturamento igual ou maior que R$ 78 milhões -, os próximos meses serão fundamentais para que as organizações absorvam as mudanças.
O papel dos CIOs no eSocial
A reestruturação federal do eSocial para dados de funcionários e pagamentos – incluindo salários e benefícios, previdência social, dados fiscais e tributários – representa um risco de custos eminente. Agora, as informações em tempo real sobre funcionários devem ser catalogadas diariamente, com numerosos recibos e protocolos enviados de volta para o empregador que deverão ser armazenados, independentemente de todos os desafios dos centros de processamento de dados, backups e acessibilidade.
Todos os dados relacionados a colaboradores terão de ser 100% atualizados para o eSocial. O empregador deve gerar arquivos eletrônicos contendo informações especificadas nos modelos do sistema, assiná-los digitalmente e transformá-los em documentos eletrônicos de acordo com a legislação brasileira, a fim de assegurar a integridade dos dados e a autoria do emissor.
Em seguida, existe uma agenda/sequência de SLA a ser seguida em ordem cronológica para enviar informações ao governo usando transmissão online, algumas com entrega diária obrigatória. As empresas precisam garantir que todas as informações estejam corretas antes do envio, caso contrário, podem receber multas severas.
Por que ERP não é a solução
Integração é a chave para o êxito. Todos os sistemas geradores de informações de empregados devem estar conectados à plataforma eSocial e serem compatíveis com ela. E isso nem sempre é uma tarefa fácil. Segundo pesquisa “A preparação das empresas para o eSocial” da PWC, realizada em 2015, 43,8% dos CIOs afirmam ter dificuldades com a integração de dados de várias fontes.
Empresas que utilizam um software próprio terão que pagar mais para estar em conformidade com o eSocial, pois será preciso investir na instalação de uma nova versão sempre que houver uma atualização. E se não tiverem um sistema em nuvem, será necessário contratar um provedor intermediário para enviar arquivos ao governo em formato digital.
Os sistemas de ERP podem parecer uma solução, mas na realidade não abrangem os itens essenciais que o eSocial exigirá. Um bom exemplo de como esse sistema é falho para o eSocial é que nele não estão presentes a atualização e a inserção de novos campos ou sistemas automatizados para garantir a sequência correta da ordem cronológica de ações para evitar multas e exposição legal.
O sistema de transmissão de mensagens exigido pelo processo eSocial também está ausente, assim como a experiência necessária para identificar problemas.
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