Programa faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped)
O eSocial é o último estágio de implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), cujo objetivo principal é a padronização das informações contábeis, fiscais e trabalhistas. Além disso, será responsável pela integração dos órgãos fiscalizadores dos governos Federal, Estaduais e Municipais e também do Distrito Federal.
Por meio do eSocial o envio de informações ao Fisco será feito integralmente por meio digital, de forma que os registros administrativos poderão ser efetuados e declarados com muito mais agilidade e menor índice de erros, gerando um impacto bastante positivo na gestão corporativa. Além disso, com a centralização do envio das obrigações fiscais e previdenciárias, o governo garante o direito dos empregados e as informações prestadas terão mais qualidade, sendo possível garantir que todas as leis trabalhistas, previdenciárias e fiscais estão sendo cumpridas. Dessa maneira, se houver inconsistências ou irregularidades, elas serão encontradas de forma rápida, visto que todos os cadastros das pessoas físicas e jurídicas estarão integrados de forma padrão no banco de dados dos órgãos que participam do projeto. “Entre os principais desafios do eSocial estão o combate à sonegação, redução da burocracia e a garantia dos direitos do trabalhador. Ele integra todas as informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias em uma única base de dados, o que traz ganhos tanto para quem envia quanto para o Fisco, que poderá cruzar todos os dados e encontrar irregularidades com mais facilidade”, explica a Coordenadora de Produto RH da Mega Sistemas Corporativos, Angela Barbosa.
Com esta nova realidade, as empresas precisam estar preparadas e atentas aos seus processos internos. A partir disto, a Mega adequou seu software de gestão para facilitar a adaptação das companhias e, desta maneira, contribuir para um desempenho mais ágil na rotina corporativa. “Desde setembro de 2013 estamos trabalhando para apoiar os nossos clientes e usuários neste novo cenário. Esta preparação foi de extrema importância, mesmo com as prorrogações dos prazos de entrega que surgiram durante o período. E continuaremos trabalhando no que for preciso para auxiliá-los no que se refere a este programa”, afirma Angela.
As adequações ao eSocial serão parte de um longo processo e as empresas devem tomar alguns cuidados, pois a partir da entrega dos eventos registrados assumirão um compromisso com práticas trabalhistas que devem estar muito bem definidas, de acordo com a lei e alinhadas juridicamente com a direção da companhia. Para isso, elas precisam ter todos os seus processos estruturados para não ocorrerem equívocos que possam gerar notificações e/ou multas. E, na opinião da especialista, os cuidados vão muito além do fator tecnológico. “É preciso olhar, principalmente, para os processos nas organizações para garantir uma entrega bem sucedida e a tranquilidade da obrigação no dia a dia corporativo”, complementa.
A seguir confira informações e dicas importantes sobre o eSocial, relacionadas pela Coordenadora de Produto RH da Mega Sistemas Corporativos, Angela Barbosa.
1 – Qualificação Cadastral
A qualificação cadastral é a verificação dos dados dos colaboradores junto ao programa responsável pelo NIS (CNIS) e o CPF (Receita Federal). É preciso comparar os dados de todos os seus colaboradores, com os dados que estão registrados no CNIS e na Receita Federal.
2 – Dados necessários para a Qualificação Cadastral
Nome, CPF, Data de Nascimento, Nome da Mãe, PIS/NIS. Todos devem estar corretos e válidos.
3 – Como fazer a Qualificação Cadastral
No site do eSocial (www.esocial.gov.br), na área inferior esquerda da tela, está disponível o acesso à Qualificação Cadastral. Há estudos realizados pelo Governo para disponibilizar uma forma para fazer a verificação de todos os colaboradores de uma única vez, mas não existe um prazo para o projeto ficar pronto.
4 – Dados incorretos e inválidos no cadastro do CPF e NIS
Se os dados dos colaboradores enviados na carga inicial do eSocial, não estiverem iguais aos cadastrados no CNIS e Receita Federal, o arquivo será recusado.
5 – Dependentes com idade igual ou superior a 16 anos devem ter CPF
É preciso informar o CPF do dependente com 16 anos de idade ou mais e este deve estar válido na Receita Federal.
6 – Jornada de trabalho, descrição de atividade do cargo e salário devem ser reavaliadas
Caso o Governo encontre pessoas exercendo as mesmas atividades no cargo, trabalhando com carga horária distinta e salários diferentes, a empresa estará passível de multa e processo trabalhista para equiparação salarial entre os colaboradores.
7 – O período de fechamento do ponto deve ocorrer dentro do próprio mês
Por diversos anos, as empresas realizaram os apontamentos entre um determinado dia de um mês até o mês seguinte (21 a 20, por exemplo). Considerando um pagamento “no escuro” referente ao dia 21 até 30 daquele mês.
Mas, de acordo com o artigo 459 da CLT, o pagamento do salário, qualquer que seja a modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a um mês, salvo no que concerne a comissões, percentagens e gratificações.
§ 1º Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido.
Com base nisto, as empresas devem tratar seus apontamentos considerando de 1º a 30 de cada mês, podendo realizar o pagamento até o quinto dia útil do mês subsequente.
8 – Todos os benefícios dos colaboradores devem ser únicos, sem distinção por cargo ou outro tipo de divisão
De acordo com a Lei, qualquer benefício que seja diferente entre um colaborador e outro, trata-se de prêmio, ou seja, salário in natura.
Um exemplo clássico é o caso da Assistência Médica. Se a empresa oferece assistência médica de um plano básico para alguns colaboradores e para os gestores oferece um plano superior, isso é considerado como prêmio, bônus, ou salário disfarçado de benefício.
9 - Todos os processos judiciais que a empresa venha a perder deverão ser informados no eSocial
O Governo quer saber quais foram as incidências de processos judiciais e se houve reincidência. Caso tenha ocorrido, elas podem gerar fiscalização e até mesmo notificações e multas.
Comentários